A automação de processos na gestão de documentos é uma ferramenta que busca desburocratizar e simplificar as tarefas dos arquivos físicos. Para isso, busca-se, principalmente, a digitalização dos papéis de acordo com os critérios legais para manter a validade jurídica dos documentos. Depois, eles podem ser armazenados na nuvem e softwares automatizados serão capazes de gerenciá-los com eficiência.

Entre os principais benefícios desse processo é o aumento da produtividade — uma vez que seus colaboradores não estarão submetidos a determinados procedimentos que podem ser muito burocráticos. Se você quer entender melhor como a gestão eletrônica de documentos funciona, continue a leitura!

Quais são os prejuízos de uma gestão de documentos ineficiente?

Se por um lado a automação de processos na gestão de documentos é vantajosa, por outro pode trazer prejuízos se a gestão for ineficaz. Saiba mais nos próximos tópicos.

Desperdício de recursos

Um mau gerenciamento de documentos tem um impacto significativo no caixa de uma empresa. É preciso gastar muito papel para fazer a cópia dos documentos, comprar vários copiadoras e scanners, investir em material de escritório (como pastas e arquivos), entre outros recursos.

Pouco rendimento

Os processos físicos de gestão de documento, geralmente, drenam a produtividade dos funcionários devido aos seus processos burocráticos. Gasta-se bastante tempo tendo de copiar um documento, arquivá-lo, catalogá-lo à mão e inseri-lo no arquivo. Depois, na hora de acessá-los novamente, é comum precisar de autorização e ter que preencher vários outros documentos para garantir que eles não sejam extraviados, por exemplo.

Desorganização

À medida que os colaboradores manipulam os documentos, há uma grande chance de eles ficarem fora do lugar ou acumulado nas mesas do escritório. Com o tempo, torna-se frequente não achar documentos essenciais para determinadas tarefas. Além disso, nem é preciso explicar o quando a desorganização impacta na produtividade, não é mesmo?

Falta de segurança

Além de tudo isso, a falta de segurança das informações pode ser o mais sério dos problemas. Como tudo fica em locais com fácil acesso a todos, é fácil para alguém pegar ou destruir documentos com dados sensíveis da empresa e dos clientes.

Por que investir em gestão eletrônica de documentos?

A gestão automatizada de documentos traz outros benefícios além do aumento da produtividade. Continue a leitura e entenda.

Liberação de espaço físico

Com a gestão eletrônica de documentos (GED), sua empresa será capaz de se livrar de grande parte dos documentos físicos. A maioria deles será digitalizada e poderá ser descartada caso conte com uma solução com certificado digital. Somente os documentos mais essenciais terão originais mantidos fisicamente.

Aumento do controle sobre os arquivos

Com o software de gestão de documentos é possível estabelecer permissões para cada pessoa acessar os documentos. Assim, caso a diretoria não queira que colaboradores acessem informações sigilosas da empresa, por exemplo, pode restringir o acesso aos gerentes e checar quando cada um deles manipulou o sistema. Afinal, todo mundo terá um login e uma senha para acessar os arquivos digitais, sendo possível rastrear todos os que tiveram acesso.

Diminuição de processos

O GED traz diversas outras ferramentas de gestão. Por exemplo, existem algumas tags (etiquetas) virtuais que podem agrupar os documentos de acordo com a data, o assunto, local de origem etc. Ao pesquisar por “folhas de pagamento” do mês de novembro de 2018, por exemplo, você terá acesso a todos os arquivos dessas categorias.

A gestão de documentos é fundamental para que uma empresa modernize seus processos internos para ganhar eficiência e, consequentemente, vantagem competitiva no mercado. Afinal, todos poderão gastar tempo e recursos com atividades mais estratégicas para o negócio, em vez de se dedicar à burocracia.

Quer conhecer outras práticas para aperfeiçoar seus processos gerenciais? Então, entenda melhor a importância da gestão de dados para os negócios!