No dia 18 de março de 2020, foi lançado o decreto n° 10.278 com o objetivo de estabelecer as regras e requisitos necessários para a digitalização de documentos, com o intuito de estabelecer os mesmos efeitos legais que os originais produzem.

Por ser um decreto, ele já entrou em vigor no dia de sua publicação. Pode ser conferido por completo no site do planalto, ou no site ou app do Diário Oficial da União.

Antes disso, era preciso armazenar todos os documentos originais em um espaço físico, mesmo que eles já estivessem sido digitalizados, pois eles não tinham nenhuma validade legal.

O decreto é um passo extremamente importante para tornar menos burocrático qualquer procedimento envolvendo alguma documentação. Além de ajudar as empresas na redução do espaço físico necessário, e por consequência ajuda na diminuição alguns gastos.

Com ele, se todos os requisitos e regras forem cumpridos, não é mais necessário armazenar os documentos originais, é possível descartá-los após o procedimento, com exceção daqueles que possuem valor histórico. Com a regulamentação, a digitalização com validade legal tornou-se possível.

Sobre o decreto

Como já citado, o decreto propõe um avanço significativo no que diz respeito ao tratamento e uso de documentação. Contudo, mesmo com o progresso alcançado, ainda há alguns documentos que não se aplicam ao decreto. São eles:

• Todos os documentos produzidos originalmente no formato digital;

• Documentos que dizem respeitos às operações e transações realizadas no sistema financeiro nacional;

• Todos os documentos em microfilme;

• Documentos audiovisuais;

• Documentos de identificação;

• Documentos de porte obrigatório.

São ainda estabelecidos os parâmetros que a tecnologia e o procedimento utilizado devem obedecer ao realizar o processo de digitalização. Todos os processos de digitalização precisam assegurar:

• A integridade e a confiabilidade do documento;

• Rastreabilidade e auditabilidade do procedimento usado, ou seja, deve ser possível realizar a sua validação;

• Legibilidade e qualidade da imagem;

• Confidencialidade, que é impedir o acesso de pessoas não autorizadas, quando aplicado;

• Interoperabilidade. Garantir o acesso entre vários sistemas distintos.

As etapas para a validação legal são díspares para relações entre entidades públicas e particulares. Para relação entre entidades públicas, por exemplo, faz-se necessária a assinatura com certificação digital no padrão da ICP-Brasil além de outros requisitos dispostos no Artigo 5° do decreto.

Mais detalhes sobre o decreto

Além de possuir todas as informações especificadas no anexo I e II do decreto.

Se a documentação envolver relação entre particulares, ambas as partes devem chegar a um acordo quanto às regras da digitalização, seguindo obviamente as regras gerais. Caso o acordo não ocorra, as regras que devem ser aplicadas são as contidas no Art. 5°.

O possuidor do documento tem a total responsabilidade de garantir a conformidade do processo ao disposto no decreto, mas o processo em si pode ser realizado por terceiros.

Agora se a administração pública realizar contrato de terceiros para a digitalização, o contratado terá integral responsabilidade perante a administração pública.

O anexo I do decreto traz os padrões técnicos mínimos que devem ser obedecidos no processo de digitalização, tais como, cor, formato do arquivo, resolução mínima etc. Isso para cada tipo, e especificação distinta.

No anexo II são tratados os metadados necessários, que são os dados que permitem classificar, descrever e gerenciar todos os documentos, bem como os metadados específicos de documentos digitalizados por pessoas jurídicas de direito público interno, que são a União, os estados, os municípios etc.

Para auxiliar em todos os processos e na eficiência de uma empresa, a FábricaDS trabalha com solução BPM e ECM, que tem relação direta com o decreto 10.278.

Para que seja possível compreender a importância e eficácia da solução integrada, é preciso primeiro compreender o que cada uma das partes influencia e abrange.

O que é a solução BPM?

O Business Process Management, ou gerenciamento de processos de negócio, é um conjunto de práticas que são aplicadas com o objetivo de melhorar todos os processos de uma empresa, o que inclui o processo de digitalização de documentos.

É basicamente uma junção do gerenciamento da empresa focado em processos, com ferramentas e técnicas, visando torná-los mais eficientes e rápidos.

Os benefícios do BPM são vários. Alguns exemplos são a redução do desperdício de tempo, a diminuição dos custos, o ganho de qualidade no serviço prestado e a entrega do que o cliente deseja de maneira mais eficiente.

Vale ressaltar que a solução BPM não é uma simples metodologia, e sim uma cultura empresarial que engloba inúmeros aspectos.

Primeiro faz-se o mapeamento dos processos, após isso todos eles são padronizados, em seguida é aplicado o BPI, o Business Process Improvement, que é o aprimoramento, depois a otimização é realizada.

Para que tudo funcione de maneira correta, é necessário que todos os departamentos estejam envolvidos, se não for feito dessa forma, os objetivos não serão alcançados de maneira adequada.

Nem todos os processos precisam necessariamente de pessoas, atualmente há várias que tecnologias que desempenham o papel do ser humano de forma muito mais eficiente, como o Business Process Management System ou BPMS, o Business Process Automation BPA, EA e várias outras.

O que é a solução ECM?

Enterprise Content Management, ou gestão de conteúdo empresarial, foca justamente na automatização, manuseio e armazenamento das informações e dados de uma empresa, o que também inclui todas as informações dos documentos.

Basicamente é reunir todos os dados, sejam eles documentos, gráficos, relatórios, planilhas dentre outros, em um único sistema integrado. Isso é feito através de um software ECM.

Dentre as várias vantagens, é possível citar uma maior segurança no armazenamento das informações, a redução dos custos relacionados, maior facilidade no cruzamento e resgate de dados, restringir acesso a dados confidenciais etc.

Tanto BPM, quanto ECM devem trabalhar juntos, já que o aprimoramento dos processos está diretamente ligado a facilidade de acesso dos dados necessários. O que é justamente o que a FábricaDS oferece.

Nesse sentido a empresa tem uma melhora exponencial, o que além de auxiliar todos os processos e dados, irá, obviamente, ajudar no que diz respeito ao processo de digitalização de documentos e o cumprimento de seus requisitos.

Caso tenha ficado alguma dúvida sobre as soluções BPM e ECM, entre em contato, a equipe de suporte está sempre disposta a tirar todas as dúvidas sobre os serviços prestados pela FábricaDS.