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Como fazer gestão estratégica de TI na minha empresa?

outubro 1, 2018
gestão estratégica de TI
Tempo de leitura 6 min

Com o aumento da competitividade do mercado, a gestão estratégica de TI se tornou essencial. Afinal, praticamente todos os negócios contam com a tecnologia para otimizar seus processos e resultados, apesar de não gerirem bem os serviços internos de assistência, os dados e as informações.

Por esse motivo, vamos ensinar você a fazer uma gestão estratégica (trata-se de simplesmente utilizar os melhores recursos onde eles obtêm os melhores resultados). Ficou interessado? Então, não deixe de ler nosso artigo até o final, pois ele está bem interessante!

Por que a gestão estratégica de TI é importante?

A gestão estratégica de TI é fundamental para otimizar e aperfeiçoar diversos processos em uma empresa. A seguir, detalhamos um pouco mais esses aspectos.

Mapeamento dos processos relacionados à tecnologia

As empresas geralmente subestimam a importância do mapeamento de processos e os deixam livres. Mas esse recurso traz uma visão global sobre como o negócio funciona e quais ações são possíveis para otimizar os resultados.

Redução de custos

A gestão estratégica de TI é essencial para a redução dos gastos de uma companhia, pois é capaz de identificar quais processos têm baixo custo-benefício. Assim, você poderá decidir reformulá-los, eliminá-los ou terceirizá-los.

Além disso, é possível mapear os fluxos de trabalho e optar por ferramentas que solucionem gargalos antigos, responsáveis por minar a produtividade dos funcionários.

Melhora do atendimento ao cliente

A gestão de TI permite integrar melhor todos os setores de um negócio. Então, ao atender um cliente, seus colaboradores serão capazes de acessar a informação mais rapidamente, tornando-se mais resolutivos.

Como tornar a gestão estratégica?

Adote ferramentas de controle e monitoramento

A utilização de um Sistema Integrado de Gestão Empresarial (ERP) auxilia na tarefa de organizar os recursos do negócio, permitindo que eles atuem de forma mais integrada e voltada para os resultados.

Com essa ferramenta, você tem funções relacionadas a várias áreas da empresa, como cadeia de suprimentos, Recursos Humanos e finanças, entre outras. Adotando um sistema unificado, o setor de TI ganha bastante produtividade, já que não será necessário aprender a manipular diversas interfaces.

Delegue tarefas

Uma das maiores dificuldades dos gestores é delegar tarefas, pois há uma crença de que somente eles são capazes de realizá-las com perfeição. Porém, faz parte da gestão estratégica de TI dividir as atividades de acordo com as habilidades e os pontos fortes de cada membro da equipe.

Para tanto, é preciso contar com um planejamento detalhado e tomar os cuidados abaixo:

  • tenha metas e objetivos claros e possíveis de serem alcançados;
  • acompanhe os resultados constantemente, mas sem pressionar a equipe;
  • solicite relatórios frequentes sobre os resultados;
  • dê feedbacks que permitam o crescimento de cada um, explicitando o que pode ser melhorado.

Terceirize serviços

A terceirização de alguns serviços é essencial para uma gestão estratégica de TI, pois reduz o volume de operações, o que permite que sua equipe se dedique somente às funções essenciais da empresa. Isso aumentará a eficiência e a produtividade de cada um dos funcionários e do próprio gestor.

São várias as atividades passíveis de terceirização dentro do setor de TI. Veja alguns exemplos:

  • os servidores podem dar lugar ao armazenamento em nuvem;
  • os sistemas operacionais são substituíveis pela cloud computing;
  • as companhias de telefonia IP oferecem serviços mais estáveis do que um próprio da sua empresa.

Estabeleça uma comunicação unificada

A comunicação é um dos principais pontos para a eficiência de qualquer setor. Para que seja efetiva, ela deve ser fácil e rápida, além de estar preferencialmente em um único canal. Isso permite que os gestores da informação obtenham dados de melhor qualidade para elaborar as estratégias da empresa.

Sem contar que as chances de erros durante um processo, que ocorrem por perda ou ruído na transmissão de dados, são reduzidas. Atualmente, muitos negócios se descuidam da comunicação — e perdem muito com tal postura. Portanto, investir nesse quesito significa ganhar vantagem competitiva.

Quais são os indicadores de performance da gestão de TI?

Quantidade total de chamados

A área de TI precisa ter um domínio absoluto sobre os chamados que são abertos pelos outros colaboradores da empresa. Assim, você vai controlar a quantidade de demanda que seu setor dá conta de atender, evitando a sobrecarga que torna a TI um gargalo nos processos.

Então, será possível pensar em estratégias para contornar os problemas atuais, como contratar novos profissionais, trocar de sistemas, instalar novas ferramentas etc. O departamento de TI deve ser a solução das falhas tecnológicas da companhia (e não mais um setor para abrigar gargalos e aumentar a ineficiência).

Tal indicador é imprescindível às tomadas de decisões, pois dá aos diretores a capacidade de decidir também por treinamentos e terceirizações.

Quantidade de chamados por técnico

Para que falhas não sejam acumuladas, a equipe de TI deve trabalhar organicamente. Isso significa que nenhum funcionário pode ficar sobrecarregado, uma vez que as tarefas demandam muita atenção. Medir a quantidade de chamados que cada técnico atende permite balancear a carga de trabalho e identificar se há alguém que está ineficiente

Quantidade de chamados por usuários

Deve-se medir a quantidade de ocorrências que cada usuário realiza em períodos determinados. Dessa forma, é possível identificar os gargalos provocados pela tecnologia, as dificuldades individuais em lidar com sistemas informacionais e, até mesmo, as práticas de mau uso de ferramentas.

Então, caso um mesmo usuário seja a origem de vários chamados, o setor de TI deve agir para entender o que o está motivando. Pode ser que ele ainda não tenha aprendido a manipular o sistema devidamente e, assim, o próprio setor deve oferecer uma capacitação rápida. A gestão estratégica exige que os departamentos cooperem uns com os outros (em vez de se verem como inimigos).

Qualidade dos serviços e satisfação dos usuários

Por fim, temos os principais indicadores do sucesso da estratégia de TI: a qualidade dos serviços e a satisfação do usuário. Por isso, é importante que cada cliente — interno ou externo — avalie os serviços ao final do atendimento.

Indicadores de qualidade, como tempo médio de atendimento e o número total de atendimentos resolutivos, devem ser medidos conjuntamente.

Com as dicas acima, a gestão estratégica de TI da sua empresa trará mais resultados e você verá os números crescendo a cada dia. Atualmente, não basta utilizar a tecnologia: é necessário extrair os melhores recursos possíveis.

Quer saber mais sobre como melhorar seus resultados? Então, veja por que a transformação digital pode otimizar a experiência do usuário!

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