A gestão eletrônica de documentos — muito conhecida pela sigla GED — é o processo de importação, armazenamento e gerenciamento de documentos e imagens como arquivos digitais. Esses serviços incluem a digitalização dos dados dos documentos físicos e a eliminação (ou redução) das cópias impressas.

A GED, portanto, é um processo complexo, que precisa ser gerido por especialistas em TI e fornecedores experientes. Por essa razão, preparamos este post para que você entenda o que é, quais os benefícios e como implementar o GED! Esperamos que você aproveite bastante o texto!

O que é a gestão eletrônica de documentos (GED)?

Ela se refere a softwares utilizados com a finalidade de armazenar e organizar os mais diversos tipos de documentos. Esse tipo de sistema é mais amplo do que os softwares comuns de organização de documentos, que geralmente só fornecem a opção de digitalizar e criar um banco de dados.

Por isso, quando falamos de GED, estamos nos referindo a soluções completas, capazes de lidar com todo o processo de gestão documental. O sistema organiza todos os documentos ligados à empresa por meio de classes documentais e por área, além de controlar todas as permissões de acesso de quem pode ver, consultar, imputar ou editar os arquivos.

Um gerenciamento eletrônico de documentos, portanto, é uma solução para centralizar o armazenamento de grandes volumes de documentos digitais, além de oferecer recursos de recuperação de documentos.

Assim, quando uma pessoa entrar com um recurso trabalhista contra a sua empresa sem um serviço GED, por exemplo, levaria dias para reunir todas as informações do funcionário que entra com a ação.

Com um sistema de GED, uma simples busca pelo CPF do usuário é suficiente para realizar todo o agrupamento e o dossiê do funcionário, o que economiza muito tempo.

Por que realizar a gestão eletrônica de documentos?

Os processos de gestão de documentos baseados em papel são muito ineficientes e acabam submetendo a sua empresa a vários riscos, como roubo e perda de informações essenciais.

A gestão eletrônica de documentos soluciona esses e muitos outros problemas. Confira a seguir!

Economia do espaço físico da empresa

Os papéis ocupam bastante espaço dentro da empresa, pois precisam ser organizados em caixas e armazenados em armários e prateleiras. Como há muitos documentos que precisam ser guardados por cinco anos, é muito comum que, à medida que sua empresa se expande, muito espaço seja necessário para eles.

Com isso, pode acontecer de você precisar mudar de escritório somente por causa disso, o que representará um custo adicional enorme. Na melhor das hipóteses, sua empresa terá de alugar algum espaço para armazenar os papéis mais antigos.

Portanto, para melhorar a escalabilidade da sua empresa — que é a capacidade de ela crescer rapidamente, sem aumentar muito os custos operacionais —, é importante investir nos sistemas de gestão eletrônica de documentos.

Além de permitir a digitalização de documentos, poupando espaço, ele também ajuda a organizar aqueles arquivos físicos que não podem ser transferidos totalmente para o mundo digital.

Redução dos riscos de perda de documentos

Quando temos muitos documentos físicos, a chance de que eles sejam desviados é muito grande. Afinal, cada vez que um funcionário os manipula, ele pode se esquecer de colocá-lo de volta no mesmo lugar.

Com um sistema eletrônico de gestão de documentos, você poderá manter uma cópia de cada documento virtualmente e, desse modo, minimizar o prejuízo de um documento perdido.

Além disso, com a escolha de um bom software, você poderá aumentar o controle sobre a manipulação dos documentos físicos, pois ele terá a função para que cada colaborador insira no sistema a hora que retirou e devolveu os arquivos físicos.

?Quais são os benefícios de um sistema de gerenciamento de arquivos eletrônicos?

Ao adotar a gestão eletrônica de documentos como solução para seus problemas documentais e arquivísticos, sua empresa terá os seguintes benefícios:

• economizar recursos que são necessários para a organização, arquivamento e armazenamento de documentos, como pastas, móveis, grampos, clipes etc;
• minimizar os erros que ocorrem com processos manuais de entrada e saída de arquivos;
• manter um backup com todos os documentos e informações, que poderiam ser perdidos caso fossem armazenadas somente fisicamente;
• reduzir os gastos com impressoras, copiadoras, papel, tinta etc;
• aumentar a produtividade ao eliminar todo o tempo e energia gastos com a procura manual de documentos;
• melhorar o atendimento ao cliente, pois haverá menos tempo de busca de informações do cliente.

Como fazer a implementação de GED na empresa?

Para implementar a GED, você deve ter em vista seu objetivo final, que é gerenciar conteúdos e processos a fim de otimizar as suas operações e a tomada de decisão cotidiana. Além disso, você deve buscar melhorar a acessibilidade aos documentos.

Para isso, você precisa seguir os passos a seguir.

Selecionar os documentos úteis

Antes de implementar a GED, é hora de dar uma boa faxina nos documentos da sua empresa. Afinal, a grande maioria deles não precisa ser armazenada por prazos superiores a cinco anos. Então, junte o seu time e organize quais são os documentos que devem ser descartados.

Depois, categorize-os de acordo com a urgência e prioridade. Os mais importantes devem ser digitalizados primeiro para reduzir o risco de haver algum extravio no processo.

Escolha um software confiável

O sistema de gestão eletrônica de documentos deve ser escolhido criteriosamente. Muitos deles apresentam uma interface difícil de utilizar e as ferramentas ficam escondidas, de modo que seus funcionários acabam gastando muito tempo tentando entender e encontrar as coisas na plataforma.

Além disso, eles podem também não ter todas as funcionalidades para uma gestão eficaz.

Crie categorias e tags para os documentos

A GED é interessante, pois permite que você organize os documentos digitais em categorias. Com isso, você pode criar uma categoria para o RH, o financeiro etc. Ademais, esses departamentos podem criar subcategorias. O RH, por exemplo, pode criar categorias de atestados médicos, licença maternidade, dados cadastrais etc.

As tags são etiquetas que podem ser anexadas aos documentos para tornar mais fácil o seu encontro no sistema. Por exemplo, pode ser criada a tag “boletos”. Então, ao pesquisar a palavra, você encontrará todos os arquivos relacionados a ela, independentemente da categoria.

Treine sua equipe

Depois disso, é essencial treinar as equipes para que elas aprendam a manipular adequadamente a nova plataforma. Afinal, se você deixar que elas aprendam sozinhas, é possível que muitos erros ocorram e, assim, você poderá perder informações essenciais para seu negócio.

Como escolher uma boa empresa para realizar a GED do meu negócio?

Avaliar os cases de sucesso das empresas é importante. Desse modo, será possível saber quem está usando o serviço de GED ofertado e verificar direto na fonte se eles estão recebendo os resultados desejados.

Também, é extremamente importante analisar a facilidade e a continuidade do serviço, pois, em muitos casos, as fornecedoras incluem cláusulas de exclusividade. Por isso, se sua empresa contratar uma ferramenta que ela não consiga utilizar sozinha com tranquilidade após a implementação, ela ficará dependente daquela que ofereceu o serviço;

Com essas dicas, temos certeza de que a gestão eletrônica de documentos será um sucesso na sua empresa. Lembre-se de que seus concorrentes provavelmente já estão avançando na digitalização dos seus modelos de negócio e você não poderá perder a vantagem competitiva de ser um dos pioneiros.

As dicas que demos aqui são essenciais para o sucesso da implementação da GED, não é mesmo? Então, não deixe de compartilhar o nosso post nas suas redes sociais!