Integração dos departamentos: como usar a TI a favor desse processo?

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A integração dos departamentos é essencial para que as empresas possam colher melhores resultados, aumentando a produtividade global de seu negócio.

Ainda hoje, grande parte do modelo organizacional de muitas empresas se prende a uma divisão de funções e tarefas muito rígida. No entanto, com o avanço da tecnologia, a integração dos departamentos se tornou muito mais simples, o que traz mais criatividade e eficiência para as equipes.

Afinal, há muitas decisões e ideias que são melhores quando são compartilhadas. Um exemplo interessante se dá com os departamentos de marketing e com o de vendas. Este trabalha com a interação direta com os clientes e conhece o perfil deles por meio da experiência, já aquele é voltado para a atração e fidelização tendo em vista o perfil “demográfico do cliente”.

Quando marketing e vendas trabalham juntos, além da segmentação tradicional, as campanhas podem contar com um toque de personalização, obtido do conhecimento da interação direta com os clientes.

Quer entender melhor a vantagem da integração dos setores e como a Tecnologia da Informação pode ajudar nesse processo? Então, continue a leitura do nosso post!

Quais as vantagens da integração dos departamentos?

Melhor acessibilidade de dados

Com a integração dos dados dos departamentos, a acessibilidade deles se torna mais fácil para as pessoas nas organizações. Isso permite que os envolvidos observem as informações de forma completa antes de suas tomadas de decisão, o que geralmente resulta em crescimento acelerado dos negócios com decisões corretas e no tempo certo.

Melhor comunicação

Quando as empresas estão bem integradas, a conectividade simplifica a comunicação entre participantes de diferentes operações. Como resultado disso, as organizações podem compartilhar facilmente mais informações que antes eram difíceis, dispendiosas ou demoradas para acessar.

Melhor produtividade

Em vez de duplicar os dados e esperar que as informações sejam enviadas a eles de outros departamentos, os funcionários agora podem passar mais tempo em tarefas cruciais que ajudarão o negócio a crescer.

Serviço de uma paragem

Por ter todos os dados integrados, as informações relevantes são mais fáceis de acessar e compartilhar. Quando você conseguir visualizar todos os aspectos da sua organização em um sistema, você terá menos coisas para gerenciar e se preocupar.

Crescimento robusto

Uma empresa em rápido crescimento pode se envolver rapidamente com uma complexa paisagem de aplicativos e sistemas. Mas, com um sistema de software integrado, os problemas podem ser resolvidos e as alterações podem ser feitas com apenas alguns cliques, em vez de visitar vários sistemas.

Por que utilizar um software para integrar os departamentos?

Melhor atendimento ao cliente

Quanto mais rápido e eficientemente você atender às necessidades de seus clientes, maior a probabilidade de eles voltarem e elogiarem seu excelente atendimento. Com um negócio integrado, você pode facilmente responder a eles com todas as informações necessárias à mão quando precisar.

Aumentar as vendas

Um sistema adequadamente integrado pode tornar mais fácil para os clientes comprarem seus produtos ou serviços. Quer seja um quiosque na loja, uma loja online ou um calendário de reservas online. Qualquer coisa que faça com que o seu sistema de vendas atual funcione com mais facilidade pode ter um impacto enorme nas suas vendas globais.

Proporcionar um melhor ambiente de trabalho

Muitas pessoas acham que aumentar a tecnologia usada em um projeto de integração de negócios significa que você precisa de menos trabalhadores. Entretanto, na verdade, a tecnologia deveria significar que suas equipes teriam mais tempo que pode ser gasto em atividades menos técnicas, como a interação com o cliente.

Gerar mais eficiência

A integração permite que você execute suas operações com mais eficiência, economizando tempo. O que costumava levar dois dias para fazer agora poderia ser feito em um ou menos! O que você faz com todo esse tempo extra? Talvez sua empresa possa se dedicar a projetos diferentes para ampliar a carteira de produtos e serviços.

Fazer mais dinheiro

O truque dos sistemas integrados é fazer tudo funcionar em conjunto, incluindo o sistema financeiro. Ter um sistema de contabilidade eficiente que se conecte aos seus processos existentes ajudará você a rastrear seus centavos de maneira adequada, para que você saiba onde gastá-los mais tarde.

Quais são as ferramentas tecnológicas que podem ajudar na integração dos departamentos?

Softwares de gestão ou ERPs

Os softwares de gestão são uma das ferramentas que trazem um dos melhores resultados na integração de negócios. Geralmente, os processos de gestão empresarial são divididos em diversos departamentos e isso torna a tarefa de geri-los extremamente complicada.

Por exemplo, um simples processo de controle de entrada e saída se torna dispendioso sem a integração. Afinal, será preciso um funcionário para registrar a entrada do produto e colocá-lo no estoque, outro para fazer o controle de estoque, além dos vendedores para registrar a saída.

Ou seja, serão cerca de três ou quatro departamentos para controlar um mesmo processo. No entanto, com um sistema automatizado de gestão, tudo é unificado. Quando um produto for registrado, ele automaticamente será inserido no inventário e, quando for vendido, o próprio sistema dará baixa.

Ferramentas de computação em nuvem

As ferramentas de computação em nuvem também são essenciais para manter a integração, pois permite que seus sistemas e informações fiquem acessíveis em qualquer dispositivo conectado com a internet. Com isso, a flexibilidade na operação de seus sistemas poderá proporcionar um aumento de produtividade e qualidade dos setores. Como exemplo, os profissionais de uma equipe de vendas não precisarão mais se deslocar constantemente para o escritório central para processamento de suas tarefas, podendo realizar de qualquer local e dedicar mais o seu tempo nas visitas aos clientes.

CRM

O CRM é uma excelente escolha para a integração dos departamentos de vendas, marketing e pós-venda. Com ele, é possível que os vendedores se lembrem de entrar em contato com aqueles clientes que andam sumidos ou, então, um SMS para atualizar um cliente a respeito de algum contrato.

Além disso, o time de vendas pode conversar com o time de marketing para fazer uma campanha de e-mail para os clientes mais fiéis etc. A ferramenta unificada certamente incentivará os dois setores a trabalharem juntos.

Após a conclusão de uma venda, automaticamente o CRM poderá iniciar o processo de pós-venda, seja ele uma entrega, uma fabricação ou início de um serviço, interagindo automaticamente com estes departamentos.

Softwares de comunicação

Os softwares de comunicação trazem todas as ferramentas necessárias para permitir que a integração se dê da forma mais suave possível. Com eles, é possível criar grupos de trabalho, os quais podem conversar em chats e fóruns, compartilhar arquivos, fazer checklists de tarefas, solicitar serviços internos, etc.

Com essas ferramentas de integração de departamentos, a sua empresa poderá colher todos os benefícios citados neste post. Portanto, se você ainda não está pensando no assunto, é bom começar para não ficar atrás nos próximos anos.

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