Em agosto de 2001, entrou em vigor a Medida Provisória 2.200-2, que permite o uso da assinatura digital no Brasil por meio do padrão nacional da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras). Mesmo assim, foi só nos últimos anos que ela começou a ganhar mais atenção.

O que é a assinatura digital? Nada mais é que a possibilidade de assinar documentos e contratos no formato de certificado digital por meio de um computador ou mesmo smartphone. Ela é um tipo de assinatura eletrônica, como a utilização de usuário e senha, mas a assinatura digital tem tecnologias ainda mais seguras atuando por trás.

Já explicamos o que é a assinatura digital, agora vamos entender como ela funciona e conhecer alguns benefícios de sua utilização.

Integridade e segurança

Quando um documento é criado e assinado, qualquer alteração no seu conteúdo torna a assinatura digital inválida. Isso ocorre por causa da tecnologia de criptografia utilizada no momento de criação do documento, que faz uso de chaves criptografadas.

As chaves criptográficas são criadas a partir de funções matemáticas complexas, também chamadas de hash. Uma chave é criada para identificar o documento e, a partir dela, é criada outra que identifica o assinante.

Dessa forma, se houver alguma alteração no conteúdo do documento, a chave também se alterará. Logo, se a chave do assinante não corresponder à chave do documento, a assinatura se tornará inválida. Todo esse processo assegura a autenticidade do documento.

Essa forma de criptografia também é utilizada no compartilhamento de torrents na internet, garantindo a integridade dos downloads. Todo esse processo criptográfico garante a segurança, já que o documento não pode ser alterado sem deixar rastros.

Além disso, a condição de renovação da assinatura esporadicamente não permite a ocorrência de fraudes. Enquanto o certificado digital ter validade, sua autoria não pode ser negada pelo signatário.

Validade jurídica

A assinatura digital tem validade diante da Justiça no Brasil desde que foi criada a MP 2.200-2. Isso significa que, da mesma forma que qualquer tipo de documento em papel assinado, um documento com assinatura digital é verídico e pode gerar processos se detectado algum problema.

Além da Medida Provisória, em 2006 foi aprovada a Lei 11.419 para que documentos eletrônicos com assinatura digital sejam aceitos no Poder Judiciário. No entanto, a validade jurídica da assinatura digital somente é garantida com a posse do certificado digital. É importante frisar que o assinante deve ter esse documento em mãos, seja uma pessoa física ou jurídica.

Com todos os requisitos necessários, a assinatura digital tem validade na Justiça para qualquer objetivo, seja para contratos de imóveis, sejam relatórios médicos, certidões públicas, privadas ou outros fins. Da mesma forma, todos os efeitos jurídicos e legais podem recair sobre o documento.

A ideia de que documentos assinados digitalmente valem tanto quanto no papel ainda está em processo de desmistificação, mas quanto mais cedo você perceber isso e levar para a sua empresa, melhor.

Agilidade nos processos

Praticamente, tudo hoje é digitalizado. A assinatura digital veio como opção para assinaturas em contratos ou outros tipos de documentos e trouxe consigo maior facilidade e agilidade para lidar com o processo de uma assinatura.

Os documentos digitais ajudam muito na organização das empresas e escritórios que são dependentes de documentos físicos, já que não ocupam espaço fora de um computador ou dispositivo móvel.

Isso facilita muito para guardar, realocar ou procurar documentos, já que, segundo a AGBD (Associação Brasileira das Empresas de Gestão de Documentos), um profissional no Brasil perde duas horas diárias para encontrar papéis importantes.

Além disso, é possível usar esses documentos diretamente pela internet. Com a assinatura digital, não é mais necessário se mover de lugar em lugar para conseguir uma assinatura.

Basta que todas as pessoas necessárias estejam conectadas à rede, tenham acesso ao documento e sejam capazes de assiná-lo. Além de facilitar para as instituições, é uma opção sustentável.

Redução de custos

Um dos benefícios mais interessantes para quem tem empresa e está procurando novas opções para inovar é a redução de custos. A assinatura digital permite enorme redução de gastos, principalmente por ser um substituto do papel, fazendo com que a empresa economize no gasto de folhas, assinaturas e despesas com cartório, devido à validade jurídica prevista.

Se a preocupação é o gasto que haverá na hora de implantar a assinatura digital na instituição, a economia será maior ainda. É possível fazer uso da assinatura digital por meio da contratação de uma empresa já especializada que possua esse serviço. Ou ainda é possível personalizar o sistema que já existe na sua empresa, uma solução mais viável para economizar.

Um exemplo disso é o caso da Câmara de Comercialização de Energia Elétrica (CCEE), a qual implantou a assinatura digital e obteve uma economia de 35% com custos diretos desse processo.

Esses são apenas alguns benefícios dessa atual tendência no mundo dos negócios. É importante ressaltar a utilização da assinatura digital em pequenas e grandes empresas, já que existe um paradigma por trás do uso do papel. Apesar de ser um grande desafio mudar a mentalidade de empresários mais conservadores, os jovens empreendedores estão abrindo mão do uso do papel e investindo em novas tecnologias.

São toneladas de papel que transitam dentro e fora das instituições, e isso gera enormes gastos com assinatura, cartório e o papel em si, além de não ser uma prática sustentável, assunto muito em pauta nos últimos anos. Com o uso de documentos com assinatura digital, as empresas colaboram para um futuro mais verde.

A assinatura digital permite grande economia para as empresas, já que o seu retorno é muito rápido e a sua implementação é simples. Uma prova de sua aplicabilidade é que esse método é usado por todos os órgãos públicos do país.

Apesar de muitas empresas privadas já terem aderido ao uso da assinatura digital, é necessário uma quebra de paradigma que resulte na adoção de novas tecnologias por todas as instituições no país.

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