Automação de processos e BPM: usando a tecnologia a favor do seu negócio!

automação de processos
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Um estudo realizado pelo banco Credit Suisse mostrou que a produtividade do trabalho no Brasil está estagnada desde 1980. Segundo a pesquisa, a principal razão para isso é o baixo uso de tecnologias nas empresas. Em contra partida, o país é a nona nação do mundo que mais investe em TI.

Ou seja, não é a falta de aplicações na área que está defasando a produtividade dos negócios brasileiros, mas a má utilização de hardwares e softwares, aliados a uma fraca automação de processos.

Se em sua empresa também existem muitas tarefas sendo executadas manualmente, há poucos padrões nas atividades desenvolvidas por seus colaboradores e uma reclamação crescente sobre os sistemas não atenderem às necessidades do negócio, então nosso post de hoje poderá ajudar!

Descubra o que é automação de processos e qual a relevância dessa ferramenta para aumentar a produtividade e a lucratividade da sua empresa. Além disso, falaremos sobre como utilizar a gestão de processos de negócios (BPM) para mapear, definir, implantar e integrar bons padrões de atividades no seu negócio. Confira!

O que é automação de processos?

Estruturar um processo é definir uma sequência de ações que devem ser executadas em ordem para obter um resultado padronizado.

O contrário de processos são os projetos. Neles os resultados são únicos, com variação de recursos, cronograma, escopo, atividades e saberes envolvidos. Por mais que um mesmo projeto possa ser executado para vários clientes, as suas atividades ou os seus resultados dificilmente serão idênticos.

Portanto, os processos contam com padrões que podem ter o apoio da tecnologia para serem automatizados, diminuindo a quantidade de esforços e recursos empregados em sua execução e, ainda assim, obter resultados iguais — ou até melhores — que as tarefas manuais.

Já os projetos, podem abarcar processos padronizados e automatizados, mas sempre exigirão níveis de personalização e customização que impedirão sua completa automação.

Também é importante destacar que a automação de processos pode ser estratégica para integrar aplicações, sistemas e softwares, reduzir o trabalho, acelerar a execução de atividades, dar mais confiabilidade às informações utilizadas e deixar mais pessoas disponíveis para atuar em ações mais importantes para o negócio da empresa.

Um exemplo de automação de processos empresariais seria receber um pedido de compra de um cliente e o sistema de gestão empresarial comunicar à área de logística sobre a necessidade de despachar o produto, emitir a nota fiscal, realizar a cobrança via boleto, lançar a entrada de receita no fluxo de caixa da empresa, contabilizar os impostos recolhidos e atualizar o inventário de estoque.

Tudo isso acima ocorrendo simultaneamente e com pouca — ou nenhuma — intervenção humana.

Quais são as principais vantagens da automação de processos?

Existem 5 vantagens principais em se automatizar os processos de uma empresa:

  1. aumento da eficiência: devido à maior racionalização na utilização dos recursos;
  2. redução de custos: são necessárias menos pessoas para executar processos que podem ser realizados por softwares ou máquinas;
  3. escalabilidade: a automação permite aumentar o número de vezes em que um processo é executado em um mesmo período de tempo;
  4. maior confiabilidade da informação: são eliminadas as coletas manuais de dados, digitação de números ou textos e retrabalhos na transferência de informações entre um software e outro, por exemplo;
  5. elevação da margem de lucro sem aumentar os preços: com maior eficiência, sua empresa conseguirá executar mais atividades, com menos recursos e em menos tempo.

Contudo, existe um grande desafio a ser superado para se ter sucesso na automação de processos: mapear, definir, testar, revisar e otimizar as atividades antes de serem apoiadas por sistemas. É nesse momento que a utilização do BPM se torna fundamental, como veremos em seguida.

Como utilizar o BPM na automação de processos?

BPM é a sigla de Business Process Management ou Gestão de Processos de Negócios. A proposta é fornecer dicas, estratégias e melhores práticas que permitam aos gestores criar um ciclo contínuo de melhoria de processos. Esse ciclo é baseado em 6 fases, conforme veremos abaixo:

1.Planejamento

A fase é caracterizada pela definição de pessoas envolvidas no BPM, identificação do problema ou processo a ser estruturado, estabelecimento do cronograma, ferramentas e técnicas a serem empregadas ao longo de todo o projeto de redefinição dos processos.

2.Modelagem

Diagnosticar e corrigir são os dois verbos que norteiam os trabalhos dessa fase. Ela pode ser dividida em 2 etapas menores:

Mapeamento

No mapeamento, é estabelecida uma cadeia de valor em que os processos mais críticos e essenciais para o negócio ocupam os lugares mais altos. Em seguida, são detalhados os processos que envolvem o problema detectado na fase de planejamento.

Aqui não são feitos julgamentos. A função da equipe de BPM é entrevistar os responsáveis pelo processo para entender como eles realizam suas atividades e qual sequência de tarefas costumam usar.

Modelagem propriamente dita

Agora é o momento de criticar, pesquisar e avaliar se a maneira como os responsáveis fazem o processo é a melhor possível. O resultado dessa etapa será um desenho esquemático de como será o novo procedimento das pessoas.

É nessa etapa que o gestor de TI pode oferecer algumas soluções inovadoras para simplificar, automatizar e melhorar o modo como os novos processos deverão ser executados.

3.Simulação

Testar, antes de utilizar no dia a dia é a tarefa a ser realizada nessa fase. O objetivo da simulação é encontrar possíveis falhas, gargalos, filas ou lacunas no processo desenhado. Dessa forma, as etapas podem ser alteradas antes que cenários mais complexos apareçam na rotina do negócio.

4.Execução

É a hora de implantar, treinar e utilizar as tecnologias que foram, planejadas, modeladas e testadas. Nesse período de implantação, é essencial destacar os ganhos que a empresa, a equipe e as pessoas terão com a adoção do processo automatizado e revisado.

Caso contrário, os colaboradores poderão sabotar ou abandonar o novo padrão assim que aparecerem os primeiros obstáculos.

5.Monitoramento

Para assegurar que os resultados desejados estão sendo alcançados é fundamental estabelecer alguns indicadores de desempenho. Esses indicadores devem ser acompanhados para encontrar possíveis desvios.

6.Melhoria

A última etapa é usar os indicadores para definir possíveis melhorias a serem implementadas em futuras modelagens desse ou de outros processos.

Portanto, a automação de processos é uma das principais formas de utilizar a tecnologia para aumentar o nível de competitividade das empresas brasileiras.

Contudo, sem utilizar a gestão de processos (BPM), há o risco de encontrar ineficiência, com softwares e aplicativos que serão responsabilizados pelo fraco desempenho das pessoas ou do negócio. Por isso, utilize as fases do BPM para automatizar corretamente seus processos!

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