Você já parou para pensar na importância de facilitar a gestão de documentos de forma digital? Se sim, saiba que o software Alfresco ECM e BPM pode ser uma boa solução!

Neste post, você vai entender o que é o Alfresco, como funciona, qual sua relação com o ECM e o BPM, suas funcionalidades, além das vantagens em seu uso. Preparado? Então vamos lá!

O que é o Alfresco?

O Alfresco é uma plataforma que permite o gerenciamento de documentos para colaboração. Sabe quando você precisa de um arquivo e ele some? Ou quando alguém esquece de fazer backup de um dado importante? Então, o software serve justamente para evitar problemas nessas situações.

O software conta com um código aberto e funcionalidades ECM, que pode atender as empresas com um bom grau de especificidade. Sua grande vantagem é o fato de ser um software livre, ou seja, sem custos de licenciamento.

A aplicação foi desenvolvida em Java e Postgresql, contando com um repositório de arquivos e que pode ser hospedado no datacenter da empresa. Além disso, é possível utilizá-lo diretamente na nuvem de forma simples.

Como o ECM e BPM estão relacionados ao sistema?

O Alfresco conta com várias soluções para ECM e BPM. O Software ECM é o “Alfredo Community Edition”, que conta com ferramentas para gerenciamento de conteúdo e código aberto para desenvolvedores que queiram produzir e personalizar.

A versão BPM é o “Activiti”, também de código aberto e que dispõe de recursos de gerenciamento de tarefas e integração de dados.

Também existem versões licenciadas mais completas desses softwares. São “Alfresco Content Services” e “Alfresco Process Services”, com recursos extras de gerenciamento de mídia, arquitetura em nuvem e algumas outras ferramentas mais específicas.

Quais são suas funcionalidades?

Veja a seguir, as principais funcionalidades do  Alfresco ECM e BPM.

Suporte para integração

Por ser de código aberto, o Alfresco conta com muita liberdade para integração com outras aplicações. E sabe o que isso significa? Na prática, que as APIs podem dar suporte para ferramentas como o Microsoft Office, Outlook e Google Docs.

Os softwares AutoCAD e SAP também podem ser integrados, contando com as APIs abertas e tendo liberdade para o desenvolvimento, a interação e a personalização com novos programas.

E como isso é feito? O código fonte da aplicação é disponibilizado para estudo, modificação e distribuição. Assim, várias pessoas podem, colaborativamente, melhorar o software cada vez mais.

Ferramentas para definir processos

Aqui, as ferramentas ajudam a modelar, implementar e atualizar os processos. Isso pode ser feito de várias formas na aplicação. O “step editor”, por exemplo, é uma forma gráfica de orientar a criação de modelos de processos.

O “BPMN editor” permite que essa modelagem seja feita de forma avançada, arrastando e soltando componentes na tela e criando o diagrama de processo. Esses elementos ficam na paleta da interface.

Na barra de ferramentas, você pode excluir elementos e fazer operações de recorte e transferência. Um pequeno tutorial é iniciado no primeiro uso do software, com o objetivo de familiarizar os novos usuários.

Agilidade e flexibilidade para tarefas não rotineiras

Você já parou para pensar na quantidade de tarefas não rotineiras que costumam ser feitas no trabalho? Isso acontece porque nenhum planejamento prevê tudo e sempre é preciso lidar com o improviso.

O Alfresco também tem recursos feitos para tarefas não planejadas. Dessa forma, permite a colaboração em equipe e o acesso fácil às informações, tarefas e documentos, facilitando o uso do software nesses casos.

Essa agilidade também pode ser acessada pelo seu smartphone. Existe uma versão em aplicativo mobile que traz vários recursos da original, como upload de documentos, criação de pastas, sincronização de arquivos, e por aí vai.

Acesso ao conteúdo facilitado

O Alfresco dá a liberdade de acessar a aplicação de qualquer lugar. Além das versões para smartphone, o software permite o uso por navegadores comuns e ainda possibilita a criação de arquivos offlines, ou seja, mesmo sem internet você pode tirar proveito.

É possível também acessar o conteúdo por pesquisas dinâmicas e inteligentes. Desse modo, o usuário se depara com recursos práticos, como preenchimento automático, visualização e uso de filtros.

O “digital workspace” conta com uma interface que pode ser personalizada sem a necessidade de fazer alterações no código. A experiência é intuitiva e pode ser melhorada pelos desenvolvedores.

Quais são as vantagens do Alfresco?

Veja a seguir as principais vantagens de utilização do software.

Maior produtividade

O excesso de informações espalhadas na empresa pode gerar um desgaste. Afinal, muito tempo é perdido na busca por dados que poderiam ser facilmente acessados de outras formas.

Nesse sentido, o Alfresco ajuda a reduzir a circulação física de informação com um meio alternativo — os documentos digitais. Com isso, você ganha um fluxo de trabalho colaborativo para sua equipe, diminuindo gargalos.

Segurança de dados

O acesso às informações do Alfresco só pode ser feito por meio de logins de usuários e senhas. Isso faz com que os dados só caiam nas mãos de pessoas autorizadas para acessá-los, aumentando a segurança dessas informações.

Esse acesso abre o “dashboard” da aplicação. Aqui, você pode personalizar e configurar o software para que seja feita a exibição das informações mais importantes, dispondo de colunas para atividades, sites, tarefas, documentos e por aí vai.

Tomadas de decisões mais rápidas

Para tomar decisões rápidas com qualidade, é preciso ter as informações disponíveis no melhor momento, certo?

O software também ajuda nessa hora! Isso porque ele é programado priorizando a praticidade e a economia de tempo, permitindo que você faça um levantamento dos arquivos e documentos importantes em pouco tempo. Dessa forma, a sua empresa aproveita oportunidades e ainda evita perder dinheiro com decisões problemáticas.

Como você viu, o Alfresco é uma ótima solução para facilitar o compartilhamento de informações e para trazer agilidade para recuperar documentos. Além disso, possibilita a realização de pesquisas rápidas e a integração com outros programas.

O Alfresco ECM e BPM ainda faz parte dos softwares open sources. Isso significa que é possível acessar seu código, criar novas APIs e ainda contar com uma comunidade de usuários e desenvolvedores de software livre que podem fornecer suporte.

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