Quando você lê um livro ou alguma anotação, podemos dizer que, de alguma forma, seus olhos estão fazendo o reconhecimento ótico de caracteres (OCR). As letras nada mais são que padrões de claro e escuro que o nosso cérebro consegue interpretar como parte do alfabeto de uma língua.

No caso dos processos digitais, tudo acontece de forma muito semelhante: o scanner ou uma câmera capta o estímulo visual, mas é o computador que os interpreta. Em outras palavras, ele percebe que determinado formato se refere a uma determinada letra.

Só que essa tarefa não é tão simples para ele, afinal, um computador tem uma capacidade de processamento inferior a um cérebro humano. Então, ele necessita de um software capaz de identificar os mais diversos padrões possíveis para cada caractere a fim de realizar seu trabalho adequadamente — que é chamado de OCR. Se você está interessado em saber mais sobre o assunto, continue a leitura!

Como o reconhecimento ótico de caracteres funciona?

Tudo começa nas etapas de programação do software, pois a eficiência do OCR depende de quão cuidadosos os desenvolvedores foram. Isso se deve ao fato de que as letras das pessoas e as fontes dos documentos digitados variam muito. Por esse motivo, pode haver uma quantidade praticamente infinita de grafias para a letra A, e o computador teria de identificar todas elas para obter sucesso.

Por isso, os programadores devem ter bastante cuidado para ensinar muitos padrões diferentes para cada letra ao software, de modo que ele consiga ler até os “piores garranchos”.

Depois disso, um equipamento de escaneamento muito bom deve ser adquirido. Afinal, o OCR trabalha lendo os padrões de claro e escuro dos pixels de uma imagem. Quando determinada combinação desses elementos lembra uma determinada letra, ele a interpreta como tal. Com um scanner ruim, por exemplo, haverá muitos pixels “borrados” que podem comprometer a capacidade de reconhecimento.

Depois de ler uma letra, o OCR deverá juntá-las para formar palavras e frases coerentes. Então, um bom software é capaz de identificar as sentenças e corrigir a grafia caso seja necessário.

Quais os benefícios do reconhecimento ótico de caracteres?

Pesquisas mais rápidas

O software OCR traz muito mais produtividade para as equipes. Em vez de ler vários documentos escritos em arquivos físicos em busca das informações necessárias, um colaborador poderá simplesmente pesquisar uma palavra-chave em um software de documentos escaneados. Assim, todos os resultados serão entregues em alguns segundos. Por meio de métodos tradicionais, a mesma tarefa poderia demorar horas.

Custo reduzido

Antigamente, quando as empresas precisavam realizar a transcrição de documentos, era necessário contratar colaboradores para digitar o conteúdo deles. Com o OCR, tudo passa a ser feito automaticamente sem aumentar o quadro de funcionários da sua empresa.

Erros reduzidos

Como a digitação se trata de uma tarefa repetitiva e tediosa, frequentemente a transcrição fica repleta de erros humanos. Já as máquinas não cansam e entregam a mesma performance caso estejam trabalhando 24 horas por dia, sete dias por semana.

Mais espaço de armazenamento

Quando um documento é digitalizado seguindo os processos corretos, sua empresa poderá descartar os originais após o término dos prazos legais para o armazenamento de documentos.

Segurança

A segurança das informações corporativas é uma das maiores preocupações das empresas atualmente — seja por ação maliciosa, como o roubo, seja acidental, como incêndios. O OCR resolve esses problemas facilmente, pois permite o armazenamento dos arquivos em nuvem. Então, mesmo que intempéries físicas ocorram na sede da sua empresa, eles estarão protegidos. Da mesma forma, é possível restringir o acesso a eles somente a funcionários confiáveis.

Para implementar essa tecnologia, é preciso contratar um fornecedor confiável, que, além de desenvolver o software, vai ajudá-lo a criar toda a infraestrutura de TI necessária. Assim, você poderá utilizar o OCR para digitalizar documentos importantes, tornando seu conteúdo buscável por ferramentas de texto.

O reconhecimento ótico de caracteres (OCR) atende a necessidade atual dos negócios de maior eficiência aliado a um excelente custo-benefício. Após migrar seus documentos para o mundo digital, os processos relacionados a documentos ficarão muito mais ágeis e seguros.

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