A digitalização dos procedimentos é uma tendência que estará cada vez mais presente nas empresas. Uma das tarefas que está passando por transformação é o ato de assinar um documento. Com a assinatura eletrônica, é possível assinar um documento virtual. Essa prática tem a mesma validade jurídica do que a tradicional. Muito prático isso, não é mesmo?

Esse recurso apresenta vários benefícios aos negócios. Primeiramente, isso garante uma maior praticidade e agilidade nas operações. Além disso, há a economia de papel e também não é necessário destinar um grande espaço físico com a intenção de armazenar os documentos essenciais das organizações.

Neste artigo, explicamos em detalhes o que é a assinatura eletrônica, quais os principais tipos e os benefícios desse procedimento. Acompanhe!

O que é a assinatura eletrônica?

Pelo fato de ser um conceito novo para muita gente, várias pessoas têm dúvidas em relação ao tema. No entanto, trata-se de uma tarefa simplificada e prática.

Ela faz referência à junção do documento digitalizado com evidências eletrônicas que possam comprovar a realização de uma determinada assinatura. Podemos afirmar, portanto, que esse procedimento exerce a mesma função em relação a uma assinatura tradicional.

A comprovação da autoria pode ser realizada de diferentes maneiras. Entre elas podemos citar:

• a grafia do indivíduo que está assinando o documento;
• o código de acesso;
• um SMS para o celular de quem está requisitando;
• pelo IP da máquina;
• pela geolocalização.

Esse procedimento, portanto, é substituto da assinatura em papel e pode ser utilizado em diversos tipos de documentos. Entre eles estão os acordos de serviço, operações bancárias e os contratos de aluguel.

Quais são os principais tipos existentes?

A característica mais importante e comum em todas as categorias é a eficácia probatória ou a força probante. Agora, você deve estar se perguntando: o que isso significa? Esses termos fazem referência à capacidade de se provar que um determinado assinamento foi realizado por um determinado indivíduo.

Essa propriedade é o princípio básico para que possamos entender melhor as características de cada tipo. Na sequência, abordaremos as principais categorias existentes. Continue a leitura!

1. Assinatura digitalizada

Trata-se da reprodução da assinatura de próprio punho como imagem. Ela é feita geralmente por um scanner. Devido a essa característica, no entanto, esse tipo é de fácil reprodução e, por isso, está mais suscetível a fraudes.

2. Senhas

Fazem referência a um código secreto acordado entre as partes como forma de reconhecimento. Essa espécie costuma ser largamente utilizada por muitas pessoas quando fazem operações bancárias, acessam diversas fontes de informação, aplicativos etc.

Por causa da facilidade de memorização, elas não costumam ser complexas e podem ser utilizadas para vários acessos diferentes.

3. Assinatura digital

Ela é obtida por meio de uma operação matemática que utiliza algoritmos de criptografia. Eles têm como objetivo verificar a segurança da autoria e a integridade do documento. Esse tipo de assinatura é feita com certificado digital, o que garante validade a ela e assegura mais segurança na operação.

4. Aceite digital

Trata-se de um acordo efetuado na forma digital. Ele pode ser, por exemplo, “clique no botão”, “confirmar”, “de acordo”, “aceitar”, entre outras possibilidades. Em todos esses casos, significa que o indivíduo concorda com todos os termos combinados e está ciente das informações presentes em um determinado documento.

Essa categoria é muito utilizada no ambiente online. Nesses tipos de arquivos, na maioria das vezes, são encontradas informações em relação aos termos ou condições de um produto ou serviço específico. Um exemplo disso são os aplicativos ou programas que condicionam um download à concordância do uso dos seus dados ou os termos presentes no acordo.

A eficácia probatória desse tipo de assinatura é elevada. Isso porque nessa categoria é mais fácil ter acesso às evidências do momento e local do ato (o aceite de um acordo), como o IP, a data e o horário que o acordo foi fechado, entre outras informações relevantes.

Quais são os principais benefícios da assinatura eletrônica?

Não há dúvidas que esse procedimento gera vários benefícios. Muitos deles estão relacionados à economia de tempo, de recursos financeiros e à modernização dos procedimentos. Veja!

Economia de papel

Primeiramente, com a realização das assinaturas eletrônicas, você economizará muito papel e poupará espaço de armazenamento. Além disso, não será necessário ficar procurando por várias folhas antes de encontrar o arquivo que a sua empresa precisa.

Economia de tempo

É bastante comum os arquivos transitarem por diferentes departamentos das companhias até que todos os responsáveis assinem o arquivo. No entanto, com o advento da assinatura eletrônica tudo pode ser realizado no ambiente online, evitando extravios, Além disso, você terá facilidade para encontrar os documentos que deseja, principalmente nos momentos de maior urgência.

Modernização de procedimentos

Foi-se o tempo em que muitas organizações precisavam destinar um grande espaço físico para armazenar toda a pilha de documentos. Por outro lado, caso a sua empresa tenha os arquivos digitalizados, ela economizará tempo e espaço. Além disso, esse procedimento assegura mais segurança nas operações da empresa.

Otimização da produtividade

Com esses três fatores citados, as companhias são beneficiadas com a otimização da produtividade. Isso porque será possível realizar mais tarefas em menos tempo e de forma eficiente. Além disso, existe a possibilidade de focar nos aspectos mais importantes em relação ao desenvolvimento do negócio. Você também não precisará gastar muito tempo na execução de tarefas burocráticas.

Melhoria na gestão de dados

Todos os arquivos podem ser armazenados na nuvem ou em pastas específicas no computador. Dessa maneira, há a possibilidade de categorizá-los por assunto. Essa prática ajuda os empreendedores a encontrarem rapidamente os arquivos por meio de ferramentas de busca.

Integridade e segurança nas operações

Com a assinatura eletrônica, você dificilmente perderá os documentos da sua empresa, pois todos eles podem ser armazenados na nuvem ou em uma pasta específica no computador. Além disso, será mais fácil conservar os arquivos por um longo tempo.

Esse procedimento conta com diferentes praticidades que são benéficas aos negócios. Entre os principais pontos positivos estão à otimização do tempo e de recursos, a melhoria da produtividade e maior segurança nas operações. Diante dessas questões, vale muito a pena implementar essa prática.

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