Automatizar os processos gerais dentro de uma empresa é uma prática que vem se tornando cada vez mais comum no contexto atual, no qual a otimização do tempo e a produtividade são objetivos primordiais. Por isso, é comum que muitas empresas se limitem de softwares de gestão especializados para automatizar os processos e as tarefas dentro dos setores, garantindo maior produtividade e eficiência. Em consequência, foram criadas diversas estratégias pré-estabelecidas e normatizadas para a gestão de processos empresariais. É o caso do BPM, que visa sistematizar e promover facilidade na hora de executar tarefas complexas individuais.

Primeiramente, a empresa que aplica o BPM deve antes se atentar na aplicação da cultura de gestão de processos gerais para, depois, aplicar as estratégias práticas previstas no BPM.

Pensando nisso, preparamos um artigo completo para você entender o que é o BPM, como aplicá-lo, quais suas vantagens e etapas de utilização.

O que é o BPM?

BPM, ou Business Process Management – do inglês: Gerenciamento de Processos de Negócios – é um conjunto de estratégias de gestão de processos empresariais que tem como principais objetivos a sistematização dos processos e a melhoria na tomada de decisão.

Além disso, o BPM visa promover uma maior agilidade operacional e pode ser aplicado em qualquer projeto de qualquer setor dentro de uma empresa, tendo como foco principal a integração de sistemas, dados e equipes.

Cultura de Gestão e Automatização

Dessa forma, o BPM cria uma cultura de gestão e automatização baseada na entrega eficiente e produtiva de produtos ou serviços.

O Business Process Management é baseado na utilização de softwares que permitem fazer o gerenciamento geral de todos os processos dentro dos setores da organização, separando-os e otimizando-os, de forma a evidenciar os fluxos de atividades individuais.

É uma prática que vem se tornando muito comum atualmente nas empresas que estão se adequando ao mercado atual e deixando práticas convencionais de lado.

O BPM auxilia no aperfeiçoamento da gestão de processos empresariais dentro de diversos setores, promovendo eficiência e produtividade para o negócio no geral.

Vantagens do BPM

O BPM é caracterizado por apresentar uma ampla variedade de vantagens à empresa que o aplica, todas sempre ligadas à melhoria da produtividade dos setores. Vejamos as vantagens:

• Automatização de processos: através da automatização de todos os processos e atividades, a empresa economiza tempo e dinheiro, já que não precisa de trabalho manual;
• Cultura transparente: através da cultura implementada pelo BPM, os gestores são capazes de analisar cada processo e tarefa individual de forma clara e objetiva;
• Processos escaláveis: a automatização de processos traz consigo a possibilidade de escalar cada vez mais os meios de se gerenciar a empresa, com o advento constante de novas tecnologias e softwares;
• Maior produtividade: a automação dos processos permite que o tempo seja utilizado da melhor maneira possível, evitando atividades inúteis e promovendo uma produtividade eficiente para todos os colaboradores;
• Pessoas em primeiro lugar: o BPM tem, também, como foco principal as pessoas, já que o trabalho automatizado é alinhado com as necessidades humanas, facilitando a usabilidade dos serviços por parte dos colaboradores;
• Melhor comunicação: da mesma forma que o BPM visa as pessoas, ele aprimora a comunicação entre as equipes e colaboradores, evidenciando falhas e automatizando processos.

Mas quais são as etapas que definem o BPM?

Etapas do BPM

As estratégias contidas no BPM são divididas em 6 principais etapas, que visam fornecer aos gestores e colaboradores um ciclo de melhoria de processos. São elas:

• Planejamento: é nesta fase que toda a estratégia é planejada, evidenciando os principais problemas do projeto, criando cronogramas, definição de atividades e pessoas e, também, escolha das ferramentas a serem utilizadas:
• Estruturação: é nesta etapa que as atividades são separadas de acordo com seu valor, as mais complexas ocupam o maior nível, ao passo de que problemas vistos na fase de planejamento são destrinchados;
• Simulação: é nesta fase que são feitos os testes das ferramentas e planejamentos a serem utilizados no dia a dia da empresa. Aqui são evidenciadas falhas e cria-se soluções para tais;
• Análise: nesta fase são determinadas métricas de análise de desempenho, a fim de monitorar o desempenho das atividades da empresa e analisar se a estratégia está realmente dando certo;
• Melhoramento: após a análise, utiliza-se dos resultados das métricas de desempenho para criar possíveis ajustes e evitar que falhas futuras aconteçam.

Ideia Principal do BPM

Todas essas etapas permeiam a ideia principal do BPM: criar agilidade operacional, integrar sistemas e pessoas e automatizar os processos internos da empresa.

Mas, é claro, é importante atentar-se às necessidades da empresa e das equipes que farão parte da estratégia, visando sempre manter uma comunicação eficiente e transparente.

Dessa forma, conversas com as equipes e criar modelos que se adequem cada vez mais ao modelo de negócio da empresa é essencial para que a estratégia funcione efetivamente.

Como aplicar o BPM?

Como dito acima, é imprescindível atentar-se às reais necessidades da empresa e, dessa forma, saber alinhar estas necessidades com as estratégias propostas pelo BPM, que, com certeza, são excepcionais no mercado e no contexto atual.

Realizar métricas periódicas e acompanhamento das equipes é essencial para aproximá-las e alcançar o resultado esperado ao utilizar as estratégias do BPM – lembre-se de que um dos principais focos da metodologia são as pessoas e a transparência.

A automação de processos da BPM permite reunir dados importantes a fim de criar gráficos e planilhas de análise de resultados. Também é possível evidenciar falhas que possam ocorrer e corrigi-las da melhor e mais rápida maneira possível.

Dessa forma, o BPM caracteriza-se por uma metodologia de estratégias capazes de serem aplicadas a qualquer setor de qualquer empresa, desde que seja aplicada da maneira correta e que sempre faça análises de resultados periódicos.

Ele pode ser aplicado em áreas de gestão de pessoas, de processos, de atendimento, de indústrias, entre outros. São diversas as áreas que a automação de processos é bem-vinda!

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